Party Planner: Guida Operativa

La party planner è una figura professionale molto richiesta per la gestione e quindi la riuscita di un evento. Ci sono molte fasi che vanno rispettate per procedere ad organizzare una festa e di seguito ti elenco dettagliatamente alcuni passi da seguire che ti aiuteranno ad essere un’efficace e professionale party planner.

Studio del party: prima di tutto una party planner deve immaginarsi come sarà la festa che deve organizzare. Ossia, deve riuscire con fantasia e praticità ad immaginare ogni componente necessaria per realizzare al meglio l’evento. Ogni parte della festa deve essere dettagliatamente studiata, consiglio di mettere in cartaceo il tutto, questo per sviluppare il progetto dettagliatamente e realizzare dei disegni che ti permettono di avere una rappresentazione grafica dell’evento. Molto importante è effettuare tale fase in quanto il tuo cliente potrà richiederti dettagli sul come si svolgerà la festa. Presentare un progetto ti consentirà di fare bella figura e ricevere commenti positivi o negativi. Realizzare un progetto del tuo evento ti consente di scandire meglio le singole fasi ed inoltre rende ancora più visibile ogni singolo dettaglio. La professione della party planner in questa fase è molto complicata e delicata per delineare le linee guida dell’evento.
Budget: in ogni evento è stabilito un budget. Il rispetto di tale budget è fondamentale per la riuscita dell’evento e importante per tener conto delle esigenze del cliente. Sicuramente assemblare tutte le parti della festa in maniera minuziosa ti consentirà di effettuare bene i conti. In base alle esigenze della party planner e a quelle del cliente, ti consiglio di richiedere più preventivi, che ti garantiranno un’ottica più ampia sui diversi prezzi per ogni singolo dettaglio del tuo evento. I preventivi ti faranno anche capire dove poter tagliare e cosa poter tagliare, ma in particolare come e dove investire al meglio il tuo budget. La gestione di questa fase delinea un’ottima party planner.

Location: La scelta della location è un punto nevralgico per la riuscita del tuo evento. Ti consiglio di essere sempre in contatto con il cliente per tale scelta. Richiedere più preventivi per location con caratteristiche simili ti permetterà di essere più efficace ed avere una maggiore attenzione nel rispetto del budget. Nel periodo estivo ti consiglio di scegliere una location all’aperto, ma con un luogo al chiuso se eventualmente nel giorno della festa ci sarà cattivo tempo il party sarà al sicuro. Molto di moda in città vanno gli hotel con terrazze dove tenere il tuo evento. Ricorda sempre di allestire l’ambiente con dei funghi, necessari per riscaldare l’ambiente nel caso la temperatura possa scendere durante la notte. Nel periodo invernale va molto di moda l’affitto dei loft dove è possibile realizzare eventi. Per affittare un loft si può usufruire di una formula giornaliera. Consiglio anche di richiedere preventivi in portali web specializzati nell’offrire tale servizio. In questa fase entra molto in gioco il buon gusto della party planner.
Allestimenti: Gli allestimenti sono un arricchimento alla festa. Saper allestire un ambiente non è semplice e varia a secondo del tipo di evento. Sicuramente gli allestimenti devono essere in linea con il tema della festa. E’ molto facile allestire un ambiente per un party di laurea o feste di compleanno, ma per eventi come un matrimonio o un party chic le cose cambiano radicalmente. Ricordati sempre di utilizzare fiori per allestire l’ambiente che donano alla sala profumo e colore arricchendo di brio il party. Se sono presenti tavoli per degustare l’aperitvo o la cena, è molto ad effetto addobbare la mensa con fiori centro tavola. Per i centro tavola bisogna rivolgersi a fiorai specializzati che puoi trovare sempre su dei portali web. L’inaugurazione di un negozio è un evento dove la collaborazione con il titolare è fondamentale e difficilmente ti lascerà carta bianca. Allora dovrai presentarti con più idee compatibili con il prodotto venduto e l’ambiente. Una fase che richiede molta fantasia da parte della party planner.

Buffet: centro nevralgico per la riuscita di un evento è il cibo. I pasti possono essere serviti in un classico buffet oppure serviti a tavola. Se si sceglie il buffet, ricordati di posizionare dei tavoli in prossimità, dove gli ospiti potranno accomodarsi per degustare i pasti. Consiglio vivamente di ingaggiare per l’evento un sommelier che potrà consigliare gli ospiti sui vini da affiancare ad ogni portata. E’ davvero chic! I pasti serviti a tavola rendono l’ambiente più facile da gestire grazie ai posti già assegnati. Consiglio magari di posizionare gli antipasti a buffet e di servire i primi ed i secondi al tavolo. Logicamente questa strategia necessita di un ottimo catering che sia duttile nel servizio. Anche per la scelta del catering consiglio di richiedere più preventivi e di farsi fare diversi menu, cosi da poter scegliere il più gradito. In questa fase la party planner deve conoscere e rispettare i gusti del cliente e sapere se deve realizzare qualche menu specifico per ospiti con alcune intolleranze.
Intrattenimento: L’intrattenimento è una parte fondamentale per la riuscita di un evento. La musica non deve mai mancare. Per i più modaioli consiglio il dj anche se il trend del momento è la musica live. Se l’evento dura diverse ore consiglio di accogliere gli ospiti con musica dal vivo quale jazz o swing, per poi inserire verso la fine della serata un intrattenimento musicale con dj. La musica jazz o swing fa ambintare l’ospite, il dj fa ballare i più scatenati. E’ un buon mix questo che renderà il tuo party eccezionale. Inoltre ti consiglio vivamente di ingaggiare un fotografo che immortalerà i momenti più divertenti e salienti della serata. Gli artisti di strada sono molto gettonati nelle feste più chic poichè rendono l’evento originale e indimenticabile per grandi e piccini.

PROGRAMMI CONSIGLIATI PER UNA PARTY PLANNER

Di seguito riporto dei programmi che ti saranno sicuramente di aiuto nell’organizzazione dei tuoi eventi:

Google Drive: questo programma gratuito di Google se usato correttamente ti aiuterà a tenere traccia di tutti i tuoi clienti fornitori ed eventi realizzati. E’ inoltre utile per molto altro. Ti invito a darci un’occhiata.

Google Calendar: indispensabile mezzo per fissare al meglio i tuoi appuntamenti. Date e ore non saranno mai dimenticati, grazie all’alert automatico.

Power Point: ti consiglio tale programma per realizzazione grafiche semplici da mostrare al tuo cliente.

Alla luce di quanto illustato ti renderai conto che tale professione necessità di una grande capacità organizzativa. Le fasi di un evento devono essere scandite in maniera minuziosa ed elaborate al meglio. I dettagli faranno grande il party, ma ricorda sempre di rispettare il gusto e le esigenze del tuo cliente. Sicuramente dedica molto tempo all’organizzazione della festa, attenzione nell’accogliere gli ospiti e cura sempre i dettagli.