Organizzare un concerto è un evento musicale e un’occasione di aggregazione al quale in genere partecipa molta gente. Quindi bisogna stare attenti anche ai minimi particolari e fare in modo che la musica la faccia da padrona in questo tipo di evento.
- BUDGET : stabilire un budget ti permette di organizzare l’evento in maniera impeccabile e suddividere le spese in modo proporzionale tra le varie parti dell’evento. Molto importante è anche trovare o uno o più sponsor per aiutarti ad ampliare il budget. Gli sponsor potranno mettere affissioni e cartelli inerenti la loro attività. Nel caso in cui lo sponsor sia un fornitore di food e bevande, si può anche inserirlo nel programma dandogli la possibilità di fornire i suoi prodotti durante tutto l’evento.
- LICENZA DI PUBBLICO SPETTACOLO: per adempiere alla burocrazia, innanzitutto bisogna fare una domanda scritta al Comune della città o paese dove si vuole tenere lo spettacolo pubblico. Nella domanda dovranno essere indicati luogo, data e orario di svolgimento.
- PERMESSO PER UTILIZZARE STRUMENTI AMPLIFICATI: trattandosi di un evento che prevede emissioni sonore bisogna inoltre compilare una dichiarazione in materia di inquinamento acustico. Ente competente e di riferimento è l’Ufficio Ambiente e Territorio del Comune. Ti ricordo che dovrai pagare anche la SIAE e contributi all’EMPALS. Se il Comune risponderà positivamente concederà l’autorizzazione per organizzare lo spettacolo.
- SEGNALAZIONE DELL’EVENTO ALLA POLIZIA MUNICIPALE E PUBBLICO SOCCORSO: molto importante è rendere noto a polizia municipale e pubblico soccorso la data, l’orario e il luogo dello svolgimento dell’evento. Un concerto attira molta gente e quindi è necessario prevedere quelle misure che possano garantire la serenità e sicurezza di tutti i partecipanti.
- STAFF DI SICUREZZA: per gli eventi con grande affluenza di pubblico consiglio anche di tenere conto di personale specializzato alla sicurezza. Molto utilizzati oggi sono i controlli anti terrorismo all’ingresso di un concerto da effettuare con strumenti adeguati e personale qualificato.
- BAND: punto nevralgico dell’evento è la scelta delle band che si esibiranno. Ti consiglio di contattarle in anticipo in modo da prenotare la loro disponibilità a partecipare. È meglio contattarle sul sito ufficiale del gruppo o su altri siti che usano per pubblicizzarsi e magari in seguito, dopo aver preso il contatto, parlare anche con il loro agente.
- CONTATTARE FORNITORI DI CIBO E BEVANDE : un concerto può essere organizzato sia in locali che all’aperto. Nel caso la location sia di proprietà di un soggetto privato o società, sarà il titolare a dover fornire bevande e cibi mediante la sua struttura (magari rivolgendosi a fornitori o catering esterni). Se il concerto non si svolge in un locale di proprietà privata contattare preventivamente fornitori di cibi e bevande .
- IMPRESA DI PULIZIE: finito il concerto l’organizzatore dovrà provvedere a riconsegnare pulita la struttura utilizzata. A tale proposito è necessario contrattare un’impresa di pulizia.
- PUBBLICITÀ: per la buona riuscita di un concerto occorre anche pubblicizzarlo in maniera adeguata attraverso i social o tramite affissione in luoghi pubblici in modo tale da attirare l’attenzione del pubblico. Per un evento di un certo rilievo si può anche pensare di creare un sito web apposito.