Un meeting consiste nel creare una riunione. Molto utilizzato nelle aziende per migliorare la collaborazione, riordinare e creare gli obbiettivi da raggiungere. Molti dipendenti o manager ritengono, a seguito di sondaggi, che sia solo una perdita di tempo. A mio avviso invece è un evento d’importanza unica, a patto che venga strutturato correttamente.
TI ELENCO I PUNTI PER RENDERE PROFICUO E INTERESSANTE IL MEETING
BUDGET: definire un budget per la scelta della location, per cena, pranzo o aperitivo. considerando che un meeting può durare anche diverse ore o diversi giorni occorre stabilire molto accuratamente il budget. Per ridurre la spesa ti consiglio di usare un portale web per ottenere più preventivi, risparmierai tempo e danaro.
SCOPO: il primo punto importantissimo e centrale del meeting è lo scopo. Si devono determinare i punti salienti dell’incontro così da mantenere l’attenzione dei partecipanti viva. Va sviluppato un programma dell’evento nei suoi punti cardine e creare anche argomenti che permettano l’interagire dei partecipanti e dei relatori. La comunicazione è il primo scopo principale.
LOCATION: La scelta della location è fondamentale. Innanzitutto si dovrà determinare con precisione il numero dei partecipanti per la scelta della location. La location può essere un centro congressi, un hotel o sala aziendale adibita per l’evento. Consiglio sempre di riservare una sala fornita di video proiettore in quanto così potranno essere proiettate delle slide. E’ accertato che le slide migliorano l’apprendimento dei concetti ma è anche importante avere dei microfoni, questo per permettere un ottima diffusione della voce del relatore anche nei punti più lontani della sala.
DETERMINARE LUOGO, ORA E DATA MEDIANTE UN INVITO: stabilire una data dove i partecipanti possano intervenire senza nessun problema. Dare notizia dell’evento ai partecipanti con largo anticipo in modo di facilitare la loro partecipazione e ricevere anche conferme. Si invitano i partecipanti mediante una email o tramite posta cartacea. L’mail è un mezzo rapido e veloce di comunicazione ma non tutti la controllano, con il cartaceo la cosa sarà più lenta ma avrai la certezza di raggiungere tutti gli invitati. Il luogo dovrà essere facile da raggiungere anche tramite i mezzi pubblici così da non creare problemi per gli spostamenti.
BROCHURE E AGENDA PER I PARTECIPANTI: inviare ai partecipanti una brochure con tutti i punti importanti dell’evento. Allegata alla brochure in oggetto anche l’agenda di come si svolgerà la giornata. La brochure può essere inviata via email o tramite posta. Consiglio di inviarla tramite posta se è un evento organizzato fuori dal luogo aziendale.