Il convegno è una riunione dove più persone si incontrano per discutere e valutare argomenti di interesse comune. Per esempio molto utilizzati e di conoscenza sono i convegni medici, dove medici del medesimo settore si incontrano per scambiare opinioni sulle nuove tecniche chirurgiche e sui nuovi farmaci. Al convegno partecipano solitamente manager, imprenditori, professionisti e medici. Quindi organizzare un convegno non è assolutamente facile e deve essere fatto stando attenti a tutti i punti sotto elencati.
- DEFINIZIONE DEGLI OBIETTIVI: il punto focale per organizzare un convegno è definire gli obiettivi. Sicuramente un convegno nasce con la necessità di informare i partecipanti su un definito argomento. Così come coinvolgere i partecipanti con lo scambio di opinioni e creare magari nuovi obiettivi per i futuri convegni. A volte per raggiungere molte persone è bene chiamare relatori di altissimo livello, valuta bene questa opportunità.
- BUDGET: la creazione di un budget permette di organizzare il convegno in modo impeccabile. Nel budget vanno inserite tutte le note spesa e gli eventuali imprevisti. Sicuramente il primo passo da muovere è la richiesta di preventivi che ci aiuta a definire il budget e quantificare le spese. Per organizzare un convegno ci si può rivolgere anche a degli sponsor che permettono di integrare il tuo budget.
- LOCATION: La definizione chiara dei partecipanti ad un convegno ci permette di definire al meglio anche la scelta della location. Sicuramente la sede dovrà essere fornita di microfoni, videoproiettore e schermi per la proiezioni di immagini e video. Se l’evento è internazionale ricordarsi che ci devono essere traduttori simultanei e quindi anche strumenti adeguati quali cabine e postazioni interpreti. Ci dovrà essere un palco di adeguata grandezza per permettere ai relatori di interagire con il pubblico/partecipanti. Non si può prescindere di scegliere una struttura fornita di un adeguato sistema di ventilazione , quindi dotato di riscaldamento e condizionatori. Se il convegno dura più giorni è importante che vi siano nei pressi degli hotel per accogliere il pubblico. Ti consiglio di muoverti in largo anticipo per la scelta della sede rispetto alla data dell’evento. Chiedere preventivi su portali on-line è un ottimo modo per non impazzire e risparmiare allo stesso tempo!
- INVITI: Ti consiglio di inviarli in via formale per gli ospiti d’onore, ossia con lettera. Anche via email può essere un ottimo modo di comunicare l’iniziativa. Ricordarsi di allegare all’invito una brochure che tiene conto degli argomenti e obiettivi del convegno. Brochure che dovrà essere presente anche nella sede nella data dell’evento così da fornire il materiale necessario per tutti i partecipanti. Negli inviti si dovrà inserire una data di riferimento per l’accettazione e eventuali richieste del partecipante. Consiglio di organizzare un servizio di segretaria, soprattutto se l’evento è di grande importanza
- DETERMINARE LA DATA: la data dovrà essere scelta con accuratezza . Ti consiglio di organizzare un convegno nelle date infrasettimanali stando attento alle festività nazionali e locali.
- DETERMINARE IL GRUPPO DI LAVORO: per la riuscita di un convegno ti consiglio di organizzare un gruppo di lavoro (organizzatori) per fare in modo che l’evento abbia successo. Saranno loro a coordinare le diverse fasi per il raggiungimento dell’obiettivo. Ti consiglio di rivolgerti anche a specialisti del settore per supervisionare il tutto.
- PRENOTAZIONI HOTEL: a seguito dell’accettazione all’invito ricordati di riservare gli hotel per gli ospiti e personaggi di spicco. Quindi la sede dell’evento dovrà essere nei pressi di strutture alberghiere. Rimarchiamo questo punto poichè di vitale importanza.
- TRASPORTI: un convegno può durare una giornata o più giorni, in tal caso organizzare navette che migliorino gli spostamenti dei partecipanti all’evento. Questa fase deve essere organizzata in modo impeccabile per fare in modo che non ci siano ritardi per i partecipanti e l’evento sia scandito in maniera esatta e senza rallentamenti.
- SERVIZIO DI CATERING E BUFFET: organizzare un buon catering è un punto focale della riuscita dell’evento. Catering che dovrà mettere a disposizione camerieri e buffet. Nell’area convegno dovrà essere allestita un’area coffee break. Se la struttura non è fornita di cucina ti consiglio di servire piatti freddi per evitare inconvenienti. Anche per questa situazione ti conviene chiedere più preventivi on-line se vuoi risparmiare.
- FOTOGRAFO: rivolgersi a professionisti del settore. L’evento oltre che ripreso fotograficamente nei suoi momenti salienti , dovrà anche essere ripreso interamente con un video. Anche per questa ricerca ti conviene chiedere più preventivi on-line per risparmiare.
- HOSTESS: Consiglio di posizionare nelle diverse aree del convegno delle hostess, aiutano dando informazioni e la loro presenza è sempre sinonimo di alta professionalità dell’evento.