La conferenza stampa serve per rendere note al pubblico delle notizie in un specifico argomento.
Questo tipo di evento si distingue per le seguenti caratteristiche:
- Intervento di breve durata può andare dai 20 minuti alle 2 ore.
- Gli interlocutori sono : relatori che si rivolgono a giornalisti o giornalisti specializzati nell’argomento scelto oggetto della conferenza stampa.
- La location consiste in una sala aperta solitamente comprensiva di microfoni e sedute per il pubblico.
- Si può accedere solo su invito e non con pagamento di ticket
Punti da focalizzare per organizzare al meglio una conferenza stampa
- OGGETTO: nella conferenza si ha un argomento specifico. Consiste nel fornire e far conoscere novità in funzione di un argomento, un’azienda o un personaggio pubblico. Può effettuare una conferenza stampa un’azienda privata o un ente pubblico. Per una buona riuscita di una conferenza stampa il pubblico presente deve essere informato in maniera dettagliata e meticolosa sull’oggetto della materia trattata.
- PUBBLICO: abbiamo già specificato che il pubblico consiste in giornalisti specializzati in materia. Quindi la relazione dovrà essere particolarmente chiara e specifica. Il pubblico dovrà essere scelto in maniera oculata e attenta se si vuole dare la giusta diffusione della notizia.
- INVITO: L’invito deve essere rivolto mediante lettera. Nell’invito dovrà essere presente la data, l’ora e il luogo dove sarà indetta la conferenza stampa. Inoltre all’interno dell’invito sarà presente la motivazione per la quale è stata indetta con relativi recapiti telefonici e email necessari per essere contattati. Importante è dare un titolo alla conferenza che deve essere presente nell’invito. Si necessita di inserire nell’invito anche i nomi dei relatori che interverranno durante l’evento. La si può inviare ai giornalisti singoli esperti in materia o ancora meglio al caporedattore di un giornale congruo con il tema trattato. Molto utilizzata oggi è l’email mezzo di comunicazione rapido e efficace. Soprattutto utilizzato per conferenze stampa d’urgenza. Dopo l’invio dell’invito si ha la fase dell’accettazione, ossia il pubblico dovrà rispondere positivamente per intervenire. Ciò può avvenire con intervento telefonico o email. Ritengo che l’email sia il mezzo migliore di adesione all’evento.
- LOCATION: La scelta della location determinerà in alcuni casi l’adesione all’evento da parte del pubblico. Ti consiglio di riservare una location centrale e facile da raggiungere anche con i mezzi pubblici. Non devono mancare nella location un microfono e un palco su cui i relatori potranno esporre. Consiglio sempre di scegliere una sala con video proiettore in modo da poter presentare all’occorrenza anche slide o video. Importantissime sono anche le luci, questo per permettere ai fotografi di lavorare senza difficoltà.
- DATA E ORARIO: la data in genere di una conferenza è un giorno lavorativo. Meglio come orario tra le 10 e le 12 così da permettere ai giornalisti di scrivere i relativi articoli.
- BROCHURE E CARTELLE: un ottimo accorgimento nella conferenza stampa è la creazione di brochure , cartelle e depliant che permettono subito ai giornalisti di entrare nell’argomento e avere del materiale da portare con se finita la conferenza.
FASI CONFERENZA STAMPA
Fase 1: inizia il relatore con la presentazione dell’argomento e vari approfondimenti in materia.
Fase 2: si lascia del tempo ai giornalisti per effettuare delle domande. In genere si determina il tempo di intervento dei giornalisti in modo da non far dilungare eccessivamente la conferenza stampa